Batch और expiry — पूरी जानकारी
Basic, Silver और Gold edition में। · दवाई की दुकान के लिएBatch वाला item बिल में डाला। अब batch का खाना सामने है। इसमें आपके पास दो रास्ते हैं, और दोनों समझ लीजिए।
पहले ये देखिए — खाना पहले से भरा हुआ आया है। software ने अपने आप वो batch डाल दिया जो सबसे पहले expire हो रहा है। इसे FEFO कहते हैं। जो पहले ख़राब होने वाला है, वो पहले बिकना चाहिए। ज़्यादातर बिल में आपको इस खाने को छूना ही नहीं पड़ेगा।
लेकिन अगर बदलना है, तो खाने में "Pick or type" लिखा दिखेगा। यही आपके दो रास्ते हैं — list में से pick कीजिए, या नया type कीजिए।
पहला रास्ता। खाने पर click कीजिए, या नीचे वाला arrow दबाइए। आपके पास उस item के जितने भी batch हैं, सब की list खुल जाएगी।
हर line में तीन बातें लिखी हैं — batch नंबर, expiry कौन से महीने की है, और कितना stock बचा है। तीनों एक साथ, ताकि चुनने से पहले सब दिख जाए।
अब list का order समझिए, क्योंकि ये अपने आप नहीं है — सोच कर बनाया गया है।
सबसे ऊपर वो batch जिनमें stock है, और उनमें भी वो पहले जो जल्दी expire हो रहा है। उसके बाद वो जिनकी कोई expiry ही नहीं है। और सबसे नीचे वो जो खाली हैं।
खाली batch सबसे नीचे इसलिए हैं कि ग़लती से भी वो पहले हाथ न लगे, जब भरा हुआ batch पीछे खड़ा है।
एक बात ध्यान से — जो batch expire हो चुका है, वो list में आएगा ही नहीं। software उसे बेचने ही नहीं देगा। ये setting से भी नहीं खुलता। expired दवा counter से बाहर नहीं जाएगी, बस।
हाँ, जिस दिन expiry है उस दिन तक बिक सकता है। अगला दिन नहीं।
अब दूसरा रास्ता। माल आ गया है, लेकिन purchase bill अभी entry नहीं हुआ। तो list में वो batch मिलेगा ही नहीं।
ऐसे में सीधे type कर दीजिए — जो नंबर पैकेट पर छपा है, वही। नीचे तुरंत amber रंग में "New batch" लिखा दिखेगा। software बता रहा है कि ये आपकी books में नहीं है।
अब खाने से बाहर निकलिए — Enter दबाइए या Tab। तभी एक छोटी window खुलेगी, और यही असली फ़ायदा है।
ये window पूछेगी — expiry कौन सी है, MRP क्या है, आपको ये कितने का पड़ा। और अगर आपकी दुकान lot के हिसाब से rate रखती है, तो बिक्री का भाव भी।
जो पूछा जाएगा वो आपके trade के हिसाब से बदलता है। दवा वाले को expiry पूछी जाएगी, hardware वाले को नहीं। जिस चीज़ की expiry ही नहीं होती, उसकी तारीख नहीं माँगी जाएगी।
हर box optional है। पैकेट हाथ में है तो अभी भर दीजिए — यही सबसे सस्ता वक़्त है इसे भरने का। नहीं है तो नीचे Skip दबा दीजिए, बिल रुकेगा नहीं।
अब समझिए इससे होता क्या है। ये batch zero पर खुलेगा। आपने माल बेच दिया लेकिन purchase entry नहीं है, तो stock negative दिखेगा। ये ग़लती नहीं है — यही सच है। जिस दिन purchase bill भरेंगे, अपने आप सही हो जाएगा।
ये window एक ही बार पूछती है। Skip भी दबा दिया तो भी जवाब मान लिया जाएगा, बार बार तंग नहीं करेगी।
अब एक अलग बात, जो mobile और electronics वालों के लिए है। serial या IMEI वाला item हो, तो नया type करने पर amber नहीं, लाल रंग में "Not in stock" लिखा आएगा।
क्योंकि batch तो एक खेप है, पर serial एक ही पीस होता है। जो पीस दुकान में आया ही नहीं, वो बेचा नहीं जा सकता। software वहाँ बिल save ही नहीं करेगा, और नाम लेकर बता देगा कि कौन सी line में दिक़्क़त है।
आख़िरी बात। जब आप credit note बनाते हैं, यानी माल वापस आ रहा है, तो वहाँ list अलग होती है — उस item के सारे batch दिखते हैं, खाली वाले भी।
क्योंकि जो माल वापस आ रहा है वो अक्सर उसी batch का होता है जो अब ख़त्म हो चुका है।
